7 RỦI RO KHI VẬN HÀNH HOMESTAY VÀ CÁCH KHÓA CHẶT NGAY TỪ NGÀY ĐẦU

Homestay là gì? Những rủi ro kinh doanh homestay điển hình nhất mà các chủ đầu tư cần tránh trong hoạt động kinh doanh của mình.

Kinh doanh homestay hấp dẫn vì vốn linh hoạt, nhu cầu du lịch ngắn ngày tăng và mạng xã hội giúp lan tỏa nhanh. Nhưng phía sau ảnh check-in đẹp là một “phòng máy” vận hành với hàng chục chi tiết cần kỷ luật: pháp lý, an ninh, vệ sinh, giá bán, hợp đồng… Bài viết này MilliHome tổng hợp lại định nghĩa – chuẩn bị – 7 rủi ro điển hình và giải pháp dễ áp dụng, để chủ đầu tư mới không phải trả “học phí” bằng đánh giá 1 sao hay hợp đồng lép vế.

rủi ro khi vận hành homestay — Nguồn: ezCloud

Homestay là gì? (định nghĩa theo vận hành thực tế)

Homestay là cơ sở lưu trú quy mô nhỏ phục vụ khách ngắn hạn. Trên thị trường có hai mô hình phổ biến:

Ở cùng chủ nhà (trải nghiệm văn hóa, sinh hoạt gần gũi).
Nguyên căn/chuỗi phòng (thuê – cải tạo – vận hành như một cơ sở lưu trú nhỏ).
Dù mô hình nào, nghĩa vụ cốt lõi vẫn gồm: đủ điều kiện kinh doanh lưu trú, an ninh – an toàn (khai báo lưu trú, PCCC), vệ sinh, xử lý khiếu nại, bảo trì.

Kinh doanh homestay cần chuẩn bị những gì ?

Nếu bạn đang có ý định kinh doanh homestay và chưa biết nên chuẩn bị những gì thì hãy tham khảo một số sẽ gợi ý cơ bản từ MilliHome như sau:

2.1. Vốn kinh doanh

Trong quá trình vận hành homestay sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh khác. Điều này bắt buộc nhà đầu tư phải bỏ tiền ra để bù lỗ trong thời gian đầu. Đặc biệt là khi homestay chưa có nhiều khách.

Thay vì “ước lượng 500–800 triệu”, hãy mô hình hóa:

CAPEX (chi phí ban đầu): cải tạo, nội thất, thiết bị an toàn, khóa thông minh, chụp ảnh, phần mềm,…
OPEX (chi phí vận hành): thuê nhà/khấu hao, điện nước – giặt là – vệ sinh, hóa chất, vật tư tiêu hao, hoa hồng OTA, phần mềm, lương/ca, bảo trì.
Working capital (dự phòng): tối thiểu 3–6 tháng OPEX cho mùa thấp điểm.

Gợi ý “bộ 3 chỉ số” để bạn nhìn tiền về mỗi tuần: ADR (Average Daily Rate – giá phòng bình quân), OCC (Occupancy – công suất phòng), RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng sẵn có).

2.2. Nghiên cứu thị trường

Đây là một bước quan trọng không thể thiếu khi kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào. Trước hết, bạn cần phải xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu. Từ đó, tìm hiểu thông chi tiết về tệp khách hàng đó. Đồng thời trả lời những câu hỏi: Họ là ai? Bao nhiêu tuổi? Sở thích là gì?,… Những điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến quyết định vị trí và phong cách homestay hướng đến. Qua đó, đáp ứng được mọi nhu cầu khắt khe mà khách hàng đặt ra.

Ví dụ: khách cặp đôi cuối tuần khác với khách công tác dài ngày; cách bài trí, set giá, nội quy cũng khác.

Nghiên cứu thị trường bất động sản quan trọng như thế nào? — Nguồn: Rich Nguyên

2.3. Địa điểm kinh doanh

Vị trí xây dựng hoặc thuê mặt bằng được cho là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của việc kinh doanh homestay. Sở hữu vị trí đẹp, gần các khu trung tâm du lịch, thuận tiện đi lại,… là một điểm cộng giúp homestay nhận được sự quan tâm từ du khách.

Đối với các địa phương nổi tiếng về lĩnh vực du lịch như Đà Lạt, Sapa, Buôn Ma Thuột… cần lựa chọn vị trí homestay ở gần các điểm vui chơi, du lịch nổi tiếng. Mặt khác, nếu bạn muốn kinh doanh homestay ở các thành phố lớn. Điển hình như Hà Nội, Đà Nẵng hay TP. Hồ Chí Minh. Hãy chọn địa điểm ở gần trung tâm sầm uất để du khách có thể tiện đi lại và vui chơi.

2.4. Hoàn thành thủ tục giấy phép kinh doanh homestay

Giống như các loại hình dịch vụ lưu trú khác, homestay cũng là một lĩnh vực kinh doanh có điều kiện. Để sở hữu các điều kiện kinh doanh homestay, bạn cần đáp ứng đầy đủ những yêu cầu, quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật. Cụ thể như: Luật Du lịch 2005, Nghị định số 79/2014/NĐ-CP 46, Nghị định 46/2012/NĐ-CP,…
Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng cần chú ý chuẩn bị các giấy phép như: Giấy phép đăng ký kinh doanh homestay, giấy chứng nhận PCCC, giấy chứng nhận an ninh trật tự và giấy công nhận xếp hạng. Khi sở hữu đầy đủ các thủ tục giấy phép này, homestay của bạn mới chính thức đi vào hoạt động.

7 rủi ro khi kinh doanh homestay điển hình & giải pháp mà bạn nên lưu ý

Rủi ro kinh doanh homestay là điều chắc chắn không thể tránh khỏi. Sau đây, MilliHome sẽ chỉ ra những rủi ro phổ biến nhất mà các chủ đầu tư nên lưu ý khi doanh homestay:

3.1 Khách review xấu và thiếu chính xác

Chắc bạn cũng biết tầm quan trọng của những review khi mua sắm online. Điều này cũng tương tự khi đặt phòng online. Khách hàng thường dựa vào những review để quyết định có đặt phòng tại homestay của bạn hay không. Nếu homestay của bạn nhận quá nhiều review xấu thì sẽ khó mà hút được khách. Do đó, điều quan trọng là bạn cần nâng cao chất lượng phục vụ để làm hài lòng khách hàng.

Giải pháp:

Soạn quy trình xử lý phàn nàn 15 phút (xin lỗi – xác minh – đề xuất giải pháp) và đặt trần bồi thường.
Phản hồi mọi đánh giá trong ≤ 60 phút.
Duy trì rating ≥ 4,5/5, tỷ lệ review tiêu cực ≤ 5%.

Chú ý: CSI/NPS (mức hài lòng/khả năng khách giới thiệu) – thang đo “sức khỏe” dịch vụ ngoài doanh thu.

3.2 Khách vô ý thức, “dùng như phá”, tiệc tùng, chất cấm

Tâm lý và hành vi ứng xử của khách hàng rất đa dạng. Có nhiều người văn minh nhưng bên cạnh đó, cũng có không ít những người rất vô ý thức. Họ sẵn sàng xả rác bừa bãi, làm hỏng đồ đạc, để máy lạnh chạy cả ngày… Vấn đề là bạn chỉ có thể biết được khách là dạng người nào sau khi họ lưu trú tại homestay của bạn.

Giải pháp:

e-KYC (xác minh điện tử) khi check-in, đặt cọc và công bố bảng giá bồi thường theo hạng mục.
Noise sensor (cảm biến tiếng ồn, không ghi âm), giờ yên lặng, giới hạn số khách.
Khai báo lưu trú điện tử đúng hạn. Sự cố mức nặng cần biên bản + ảnh chứng cứ.

3.3 Khách no-show/ hủy sát giờ làm “rỗng” công suất

No-show là tình trạng khách đã đặt phòng nhưng không đến check-in và nhận phòng. Có một vài lý do để xảy ra tình trạng này, ví dụ như:

Do khách đặt phòng đã lâu vì sợ cháy phòng nên quên mất
Khách bận đột xuất, hoặc bị tai nạn, ốm đau…
Khách tìm được một homestay khác hấp dẫn hơn

Dù là vì bất cứ lý do gì thì việc khách no-show sẽ gây tổn thất tới doanh thu của homestay.

Giải pháp:

Chính sách hủy theo bậc (miễn phí trước hạn; mất phí sát ngày; non-ref với đặt phòng giờ chót).
Pre-authorization (tạm giữ hạn mức thẻ) hoặc thu cọc trước.
Nhắc lịch T-48/T-24 (email/Zalo/SMS tự động từ PMS).

3.4 Chủ nhà đòi lại nhà khi bạn đang chạy tốt

bản thường gặp với mô hình thuê – cải tạo – vận hành. Và khi chủ nhà thấy công việc kinh doanh thuận lợi đã đòi lại nhà để tự mình kinh doanh. Do đó, khi ký hợp đồng với chủ nhà, bạn cần thỏa thuận rất kỹ về những điều khoản đền bù cũng như thời gian thông báo trước khi đòi nhà. Đảm bảo số tiền đền bù hợp đồng phải bù lại được chi phí bạn đã đầu tư. Thời gian thông báo trước để bạn kịp xử lý những khách đã đặt phòng.

Giải pháp (đưa vào hợp đồng):

Lock-in ≥ 36 tháng, đền bù = CAPEX chưa khấu hao + 3–6 tháng lợi nhuận mục tiêu.
Quyền cải tạo và quyền tháo dỡ mang đi.
Báo trước 90–180 ngày để xử lý khách đã đặt.

3.5 Lệ thuộc OTA – biên lợi nhuận teo tóp

Vấn đề cốt lõi: OTA (nền tảng đặt phòng trực tuyến) lấy hoa hồng 10–20%. Khi tỉ trọng đơn đến từ OTA quá cao, mỗi đêm phòng bán ra bị “ăn mòn” lợi nhuận, đặc biệt trong mùa thấp điểm (bạn phải giảm giá để có hiển thị → hoa hồng tính trên giá đã giảm).

3.6 Vệ sinh – bảo trì chậm, một bóng đèn hỏng = một review 1 sao

Bản chất tâm lý: Khách trả tiền để nhận sự yên tâm. Một chi tiết hỏng (bóng đèn, vòi rò, mùi ẩm) phá vỡ kỳ vọng “mọi thứ vận hành trơn tru”, khiến khách khái quát hóa sang toàn bộ trải nghiệm (“homestay này cẩu thả”). Vì điểm đánh giá là tổng hợp ấn tượng cuối cùng, lỗi nhỏ ở thời điểm check-in/ban đêm dễ thành 1 sao.

Vì sao “phòng sạch chậm 30 phút” kéo trễ dây chuyền?
Chuỗi thời gian điển hình: Check-out 11:00 → Turnover 60–90’ → Check-in 14:00.

Chỉ cần dọn xong trễ 30’, khách đến đúng giờ sẽ phải chờ.
Một phòng chậm làm quản gia/giám sát phải dồn người sang hỗ trợ → những phòng sau cũng chậm.
Hiệu ứng domino: 1 phòng chậm → 3–5 booking tiếp theo chậm → tăng khả năng phàn nàn, trễ phản hồi tin nhắn, giảm điểm sạch sẽ.

Giải pháp:

SOP dọn phòng 2 bước: dọn – kiểm, ảnh trước/sau.
CMMS (hệ thống quản lý bảo trì): tạo lệnh – giao việc – hạn xử lý – theo dõi.
PAR đồ vải ≥ 3 (số bộ ga/gối/khăn tối thiểu/giường) để xoay vòng không tắc.

3.7 Giấy phép ĐKKD & Vấn đề khai báo khách lưu trú

Kinh doanh homestay là một lĩnh vực kinh doanh có điều kiện. Do đó, bạn cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ điều kiện. Cũng như xin được đầy đủ giấy chứng nhận trước khi kinh doanh. Nếu không, bạn sẽ bị xử phạt, điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn tới công việc kinh doanh.

Vấn đề khai báo khách lưu trú là một trong những rủi ro kinh doanh homestay phổ biến mà các chủ đầu tư thường gặp phải. Vậy nên, bạn cần khai báo trước 23h khách lưu trú tại homestay để tránh sự “ghé thăm” bất ngờ của cảnh sát khu vực.

Homestay “đẹp ảnh” chưa đủ; homestay đẹp báo cáo mới bền. Kỷ luật vận hành, hợp đồng chặt, công nghệ đúng cỡ và vài chỉ số đo lường đơn giản sẽ giúp chủ nhà đi đường dài, không sống theo may rủi. Với vai trò đơn vị quản lý – vận hành lưu trú, MilliHome – Quản gia bất động sản cung cấp trọn gói từ thiết kế quy trình (SOP), thiết lập công nghệ (PMS, Channel Manager, “khoá” thông minh), xây kênh bán trực tiếp, quản trị danh tiếng số đến kiểm soát tài chính theo tuần (ADR, OCC, RevPAR).

Mục tiêu là một homestay vận hành ổn định, báo cáo “đẹp” và lợi nhuận dài hạn – minh bạch – có thể dự báo.

————————————————————–